Archivo de vídeo
Proyecto 365: un cambio tecnológico con impacto institucional
El Senado avanza en transformación digital a través de la adopción de Microsoft 365. Esto no es solo un cambio en las herramientas tecnológicas, se trata de cómo queremos trabajar hacia el futuro.
Una transformación que nos conectará mejor entre equipos, nos permitirá ser más eficientes, actualizar procesos y responder con mayor agilidad a los desafíos del servicio público.
Estos beneficios y nuevas herramientas tecnológicas estarán al alcance de todo el personal que trabaja en el Senado, así como senadores y senadoras, junto con sus respectivos equipos de personas asesoras.
Con Microsoft 365 daremos un paso importante hacia la modernización del trabajo en el Senado, fortaleciendo la función pública.
Mensaje de las autoridades
Construyamos este cambio juntos
Archivo de vídeo
Beneficios concretos para tu día a día
La incorporación de Microsoft 365 representa un avance concreto hacia una forma de trabajo más colaborativa, eficiente y alineada con los desafíos actuales de nuestra función pública. A continuación, se detallan los principales beneficios que esta transformación tecnológica traerá para el trabajo diario de cada equipo.
🤝 Colaboración y sinergia
Microsoft 365 facilitará la interacción entre personas y equipos, eliminando las barreras que hoy dificultan la coordinación.
- Las reuniones podrán organizarse directamente por chat, sin necesidad de extensos correos.
- Será posible trabajar simultáneamente en un mismo documento, compartir ideas en espacios colaborativos y mantener la información organizada y accesible.
- Estas herramientas permiten mantener la conexión incluso cuando trabajamos desde distintas regiones o en modalidad remota, fortaleciendo la cohesión institucional.
⏱️ Eficiencia
La suite de Microsoft 365 optimiza el uso del tiempo y los recursos.
- Con OneDrive y SharePoint, los archivos estarán disponibles desde cualquier dispositivo, siempre actualizados y con respaldo seguro.
- Varias tareas que hoy se realizan de forma manual podrán automatizarse, reduciendo la duplicidad de esfuerzos y el riesgo de pérdida de información.
- Esto nos permitirá concentrarnos en lo sustantivo: aportar valor desde nuestras funciones.
📱 Adaptabilidad y flexibilidad
Cada equipo tiene dinámicas propias, y Microsoft 365 se ajusta a esa diversidad.
🛡️ Vinculación y función pública
La modernización tecnológica también fortalece nuestro compromiso institucional.
- Microsoft 365 incorpora altos estándares de seguridad, protección de datos personales y trazabilidad de la información.
- Esto nos permite avanzar hacia una gestión más transparente, confiable y alineada con los principios de servicio público.
- En definitiva, es una mejora que refuerza nuestro rol como institución al servicio de la ciudadanía.
Fases del Proyecto
La migración a Microsoft 365 del Senado es un proceso planificado en etapas que asegura una transición ordenada y efectiva hacia las nuevas herramientas digitales. Cada fase del proyecto tiene objetivos específicos que permiten avanzar de manera progresiva. Este enfoque por fases facilita la gestión del cambio, garantiza la continuidad operativa y asegura que todos los usuarios cuenten con el soporte y la información necesaria en cada etapa de la transición.
Levantamiento y Diseño
En esta primera etapa se realiza un diagnóstico detallado la información existente tanto de correos almacenamiento, sistemas y las necesidades de los usuarios. Se identifican brechas y prioridades para asegurar una migración exitosa.
Implementación
Se configuran las herramientas de Microsoft 365, estableciendo lineamientos de seguridad y accesos.
Migración de Datos
En esta fase se trasladan correos electrónicos, archivos y demás información al entorno Microsoft 365. Se verifican la integridad de los datos y se realizan pruebas de acceso con usuarios
Cierre
Finalmente, se consolidan los resultados del proyecto, se imparten capacitaciones de refuerzo, se entrega soporte post-migración y se documentan las lecciones aprendidas.
De nuestro Interés
Este equipo reúne a las autoridades y responsables que definen los lineamientos del proyecto y aseguran la correcta implementación. Resguardan la coherencia del proceso de transformación con la misión institucional, la normativa vigente y los desafíos y características de los diferentes equipos. Está conformado por:
- Director del proyecto: Andrés Salas, Prosecretario y Tesorero
- Jefatura del proyecto: Claudia Fuenzalida, Jefa de la Unidad de Planificación y Control de Gestión
- Profesionales de TI
- Profesionales de la Unidad de Planificación y Control de Gestión
- Profesionales de la Unidad de Comunicaciones
- Profesionales de Unidad de Contraloría, Asesoría Jurídica y Transparencia
- Profesionales del Departamento de Personas y DO
Preguntas Frecuentes
Microsoft 365 es un conjunto de herramientas y servicios en la nube de Microsoft que incluye correo electrónico (Outlook), almacenamiento (OneDrive), colaboración y espacios de trabajo grupal. El Senado lo adopta para modernizar su infraestructura, mejorar la colaboración y facilitar el acceso a la información.
El cronograma de migración se inicia con la fase de levantamiento, seguida de implementación, migración de datos, hasta un cierre definitivo. Puedes consultar en el timeline oficial del portal los hitos con fechas estimadas. Se informará con anticipación para cada grupo de usuarios respecto de cuándo pasarán al nuevo sistema.
Tu cuenta de correo actual será migrada a Outlook (servicio de correo de Microsoft). Se conservarán los correos antiguos, que podrán ser accedidos o archivados según las políticas establecidas
Sí. Parte fundamental del proyecto es capacitar a todos los usuarios por medio de tutoriales, videos, talleres y sesiones de soporte. También habrá un equipo de soporte dedicado para resolver dudas y problemas durante la transición.
Algunos consejos útiles serían:
Mantén tus archivos compartidos, organizados desde el inicio: usa carpetas claras, nómbralos de forma consistente.
Explora las funciones colaborativas: comparte documentos en SharePoint, usa chat y reuniones por Teams.
Activa sincronización en tus dispositivos para trabajar desde cualquier lugar.
Aprovéchate de integraciones: calendario, tareas, etc.
Revisa los recursos disponibles: guías, videotutoriales, entrenamientos.
El portal contará con un formulario de contacto para consultas específicas. También podrás enviar tus preguntas al equipo de Gestión de Cambio, quienes evaluarán incorporar esas dudas como nuevas Preguntas Frecuentes en diferentes categorías.
Estar pendiente de los comunicados oficiales sobre migración, fechas importantes y capacitaciones.
Revisar tus archivos actuales: respaldar lo que sea necesario, archivar lo que ya no se use activamente.
Asistir a capacitaciones o consultar los materiales disponibles.
Usar el nuevo sistema una vez que se haya habilitado para tu área, reportar errores o dudas temprano.